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Entre as ferramentas desenvolvidas para apoiar as empresas a aumentar a produtividade, confiabilidade, controle operacional e reduzir custos está o Docspider Workflow . O produto permite otimizar, implementar e revisar processos de negócios garantindo execução com maior eficiência e eficácia, pró atividade, cumprimento de prazos, padrões, políticas e regulamentações. Enquanto o ERP permite um sistema transacional de administração integrada, o Workflow oferece um panorama do andamento das atividades e produção de cada processo, com o “motor” dedicado ao controles das operações e procedimentos definidos, configurados e parametrizados.
Além de reduzir a quantidade de papéis em circulação, o Docspider Workflow permite que os documentos sejam integrados e distribuídos automaticamente dentro da empresa, onde podem ser compartilhados e consultados em tempo real, tanto entre departamentos como entre filiais. Tudo tem início com um evento que pode ser uma solicitação ou aprovação de compra, uma ordem de produção ou uma reclamação de cliente. O evento ativa o processo por meio de três elementos: papéis, passos (rota) e regras (role, route, e rule).
Outro benefício do Docspider Workflow é oferecer uma ferramenta que atua de forma pró-ativa em qualquer processo, permitindo ao usuário agir de forma antecipada a eventuais imprevistos. Imagine que alguém envie um e-mail para determinado funcionário solicitando a compra de uma passagem aérea para amanhã. Caso ele não leia a mensagem pode-se culpá-lo? Não, já que a informação foi “empurrada” para sua caixa postal, provando que o correio eletrônico é uma ferramenta reativa. Já o Docspider Workflow permite checar se uma tarefa ainda não foi cumprida em determinadas condições, caso não, redirecionar ações e antecipações na organização.
Assim os gestores de uma empresa podem acompanhar todas as etapas do evento, do seu início a sua conclusão. Pode-se saber se uma ordem esta atrasada ou adiantada, em que etapa o processo se encontra, quando foi interrompido e quem foi o responsável pelo intervalo. Estas características estão todas disponíveis em ambiente Web, assim o executivo terá acesso aos processos de sua empresa de qualquer parte do mundo, apenas entrando no site onde esta baseada o workflow.
Assim como novas funcionalidades, clientes e processos podem ser acrescentados conforme a necessidade da empresa, as próprias regras estabelecidas podem ser alteradas sem complicações e sem reprogramação de todo o sistema. Com o Docspider Workflow, basta acessar um computador para, de forma rápida e prática, alterar a configuração do fluxo de um processo de trabalho. Além de automatizar fluxos e ligar sistemas transacionais de gestão, o Docspider Workflow pode fazer com que o gerenciamento eletrônico de documentos (GED) seja utilizado dentro de um fluxo de trabalho de forma automática.
O Docspider Workflow com sua estrutura de recursos e meta dados proporciona sustentação e produtividade em processos de auditoria, dando produtividade e eficiência na análise através das trilhas de auditoria e recursos de rastreabilidade.
O Docspider Workflow Fornece também um ambiente completo de integração que suporta todo o espectro de integração de Processos de Negócios e de aplicativos Corporativos (EAI – Enterprise Application Integration) desde o planejamento da arquitetura até Monitoramento de Atividades de Negócios (BAM – Business Activity Monitoring) contínua. Essa abordagem reduz o período de aprendizado da tecnologia e simplifica todo o processo de integração, permitindo muito mais rapidez em uma implantação e com custos reduzidos. Isso também torna mais fácil para as empresas e para os profissionais de TI colaborarem em projetos de integração dentro de um ambiente coerente.
